Ratgeber / Stundenzettel für Subunternehmer

Stundenzettel für Subunternehmer

13. Oktober 2026 · 4 Min. Lesezeit

Subunternehmer rechnen häufig nach Stunden ab, vor allem bei Arbeiten, die sich schlecht vorher beziffern lassen. Die Grundlage ist dann der Stundenzettel, und der muss stimmen, bevor die Rechnung kommt.

Wer erfasst wessen Arbeitszeit

Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung trifft den Arbeitgeber. Beschäftigt ein Subunternehmer Mitarbeiter, ist er für deren Aufzeichnung zuständig, nicht Sie. Ihr Stundenzettel dient der Abrechnung der Stunden und als Nachweis auf der Baustelle. Eine Aufzeichnung für die Mitarbeiter des Subunternehmers ersetzt er nicht.

Was auf den Zettel gehört

Angabe	Warum
Firma des Subunternehmers und Name des Arbeitenden	Zuordnung zur Rechnung
Datum und Baustelle	Zuordnung zum Auftrag
Beginn, Ende, Pause	Berechnung der Stunden
Tätigkeit in einem Satz	Nachvollziehbarkeit bei Rückfragen
Bestätigung durch Ihren Bauleiter mit Name und Datum	Nachweis, dass die Stunden anerkannt sind

Beschreiben Sie die Tätigkeit konkret. „Montage“ reicht nicht. „Unterkonstruktion Trockenbau im 2. OG, Flur“ lässt sich später mit dem Bautagebuch vergleichen.

Bestätigen, bevor die Rechnung kommt

Für Verträge nach VOB/B gilt für Stundenlohnarbeiten § 15 Absatz 3. Nach unserem Verständnis sind Stundenlohnzettel dem Auftraggeber auf Verlangen täglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber muss die Stunden unverzüglich, spätestens innerhalb von sechs Werktagen, bescheinigen oder Einwendungen erheben. Wer das versäumt, hat es später schwerer, die Stunden zu bestreiten. Gilt bei Ihnen kein VOB/B, regelt der Vertrag die Fristen. Lesen Sie ihn dazu nach.

1. Lassen Sie sich die Zettel wöchentlich geben, nicht erst zur Rechnung.
2. Gleichen Sie sie mit Ihrem Bautagebuch ab. Stimmen Anwesenheit und Tätigkeit?
3. Halten Sie Abweichungen schriftlich fest und sprechen Sie sie sofort an.
4. Bestätigen Sie nur, was Sie geprüft haben.

Bewahren Sie die bestätigten Zettel zusammen mit der Rechnung auf. Bei einer späteren Prüfung oder Reklamation sehen Sie so, welche Stunden anerkannt wurden und von wem.

Die Grenze zur Beschäftigung

Weisen Sie die Person eines Subunternehmers wie einen eigenen Mitarbeiter an, nach Zeit, Ort und Art der Arbeit, kann das rechtlich als Beschäftigung oder als Arbeitnehmerüberlassung gewertet werden. Stundenzettel allein lösen das Problem nicht. Wichtig ist, wer den Auftrag organisiert und wer das unternehmerische Risiko trägt. Ein Auftrag mit fest umrissener Leistung und festem Preis spricht nach unserem Verständnis eher für einen Werkvertrag. Bei reiner Stundenabrechnung für einzelne Personen sollten Sie Ihren Steuerberater oder einen Rechtsanwalt hinzuziehen.

Auch Fragen zur Bauabzugsteuer (Freistellungsbescheinigung) und zu Sozialkassenbeiträgen klärt Ihr Steuerberater. Das Bautagebuch belegt dabei Anwesenheit und Leistung. Mehr dazu im Beitrag Was ins Bautagebuch gehört.

Ein Zettel als Beispiel

Datum	Baustelle	Beginn	Ende	Pause	Tätigkeit	Bestätigt
Mo 05.10.	Mainstraße 3	07:30	16:00	0:30	Unterkonstruktion Flur 2. OG	Weber, 05.10.
Di 06.10.	Mainstraße 3	07:30	15:30	0:30	Beplankung Flur 2. OG, Spachtelung	Weber, 06.10.

Alle Angaben sind erfunden. Im Zettel eines Subunternehmers steht, wer gearbeitet hat und wie lange, was erledigt wurde und wer es bestätigt hat. Auf mehr kommt es für die Stundenabrechnung nicht an.

Wo es oft hakt

Streit entsteht meist über Fahrzeiten, Wartezeiten auf Material und Mehrarbeit ohne Absprache. Legen Sie deshalb vor dem ersten Einsatz schriftlich fest, ob Anfahrt bezahlt wird, ab wann Wartezeit als Arbeitszeit zählt und wer Überstunden anordnen darf. Dann lässt sich jede Zeile auf dem Zettel an der Vereinbarung messen.